Privacyverklaring
Privacyverklaring [BEDRIJFSNAAM]
Versie [X.X], laatst gewijzigd op [DATUM]
[BEDRIJFSNAAM] verwerkt persoonsgegevens van klanten en websitebezoekers. In deze verklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.
1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?
De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is:
[BEDRIJFSNAAM]
[STRAAT + HUISNUMMER]
[POSTCODE + PLAATS]
Nederland
E-mail: [E-MAIL]
Telefoon: [TELEFOON]
KvK-nummer: [KVK-NUMMER]
Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Voor alle vragen over privacy kunt u terecht op bovenstaand e-mailadres.
2. Welke gegevens verwerken wij?
2.1 Gegevens die u zelf verstrekt bij een bestelling
- Voor- en achternaam
- Factuur- en afleveradres
- E-mailadres en telefoonnummer
- Betaalgegevens (verwerkt door onze betaaldienstverlener; wij ontvangen zelf geen volledige rekening- of kaartgegevens)
- Ordergegevens: gekozen product, aantallen, papiersoort, datum van bestelling
2.2 Gegevens die op het kaartje komen te staan
Om uw geboortekaartje te kunnen maken verwerken wij de inhoud die u aanlevert. Dit betreft doorgaans:
- Voornaam, roepnaam en achternaam van uw kind
- Geboortedatum en geboortetijd
- Geboortegewicht en -lengte
- Namen van ouders, broers en zussen
- Adresgegevens die u op het kaartje wilt vermelden
- De persoonlijke tekst die u aanlevert
- Foto's die u uploadt
Een deel van deze gegevens betreft een minderjarige. Wij verwerken deze uitsluitend om het door u bestelde product te kunnen vervaardigen, op basis van de overeenkomst die u als ouder of verzorger met ons sluit. Wij gebruiken deze gegevens nooit voor marketing, profilering of enig ander doel.
2.3 Gegevens van derden die u aanlevert
Maakt u gebruik van onze verzendservice, dan verwerken wij het door u aangeleverde adressenbestand van de ontvangers. U bent er zelf verantwoordelijk voor dat u gerechtigd bent deze gegevens aan ons te verstrekken. Wij gebruiken dit bestand uitsluitend voor het adresseren en verzenden van uw kaarten en verwijderen het daarna binnen [AANTAL] dagen.
2.4 Gegevens die automatisch worden vastgelegd
- IP-adres
- Browsertype en apparaatgegevens
- Bezochte pagina's en tijdstip van bezoek
- Technische logbestanden van de server
3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens en op welke grondslag?
| Doel | Gegevens | Grondslag (AVG) |
|---|---|---|
| Uitvoeren van uw bestelling: ontwerp, drukwerk, levering | Contact- en ordergegevens, kaartinhoud, foto's | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) |
| Afhandelen van betaling | Contact- en betaalgegevens | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) |
| Contact over uw bestelling en klantenservice | Contactgegevens, ordergegevens | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) |
| Afhandelen van klachten, garantie en retouren | Contact- en ordergegevens, foto's van het product | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) |
| Voeren van onze financiële administratie | Naam, adres, ordergegevens, factuurbedrag | Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c) |
| Beveiligen van de website en voorkomen van misbruik | IP-adres, logbestanden | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f) |
| Tonen van uw ontwerp als voorbeeld op onze website of social media | Ontwerp, eventueel foto | Toestemming (art. 6 lid 1 sub a) |
| Versturen van een nieuwsbrief | E-mailadres, naam | Toestemming (art. 6 lid 1 sub a) |
| Analyseren van websitegebruik | Statistiekgegevens | Toestemming (art. 6 lid 1 sub a) |
Toestemming die u geeft, kunt u op elk moment intrekken via [E-MAIL] of via de afmeldlink in onze e-mails. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking daarvóór.
4. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Facturen en overige administratie | 7 jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht (art. 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen) |
| Contactgegevens en orderhistorie buiten de administratie | [AANTAL] jaar na uw laatste bestelling |
| Ontwerpbestanden en drukklare bestanden | [AANTAL] maanden na levering, zodat u kunt nabestellen; daarna verwijderd |
| Door u geüploade foto's | [AANTAL] maanden na levering; daarna verwijderd |
| Aangeleverde adressenbestanden van ontvangers | [AANTAL] dagen na verzending; daarna verwijderd |
| E-mailcorrespondentie | [AANTAL] jaar |
| Nieuwsbriefinschrijving | Tot u zich afmeldt |
| Servergegevens en logbestanden | [AANTAL] maanden |
| Ontwerpen die met uw toestemming als voorbeeld worden gebruikt | Tot u uw toestemming intrekt |
Na afloop van deze termijnen worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd.
5. Met wie delen wij uw gegevens?
Wij verkopen uw gegevens niet. Wij schakelen wel dienstverleners in die namens ons gegevens verwerken. Met al deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten waarin is vastgelegd dat zij uw gegevens alleen verwerken in onze opdracht en passende beveiligingsmaatregelen treffen.
| Categorie | Partij | Wat zij ontvangen |
|---|---|---|
| Hosting en e-mail | [HOSTINGPARTIJ] | Alle op de website ingevoerde gegevens |
| Betaaldienstverlener | [BETAALPROVIDER] | Naam, e-mailadres, betaalgegevens, bedrag |
| Drukkerij | [DRUKKERIJ] | Drukklaar bestand met de kaartinhoud |
| Bezorging | [VERVOERDER] | Naam en afleveradres |
| Geautomatiseerde beeldbewerking en -generatie | [AI-DIENSTVERLENER(S)] | Zie hoofdstuk 6 |
| Boekhouding | [BOEKHOUDPAKKET] | Factuurgegevens |
| E-mailmarketing | [NIEUWSBRIEFTOOL] | Naam en e-mailadres |
Daarnaast kunnen wij gegevens verstrekken aan derden wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst.
6. Geautomatiseerde beeldgeneratie
Bij het maken van ontwerpen maken wij gebruik van geautomatiseerde beeldgeneratie en -bewerking via [AI-DIENSTVERLENER(S)]. Daarbij geldt het volgende:
- Wij sturen uitsluitend de gegevens door die nodig zijn om het ontwerp te maken. [Vul in: worden geüploade foto's van uw kind wel of niet doorgestuurd?]
- Wij hebben met deze partijen contractueel vastgelegd dat uw gegevens niet worden gebruikt om hun modellen te trainen en dat ingevoerde gegevens na verwerking niet langer dan noodzakelijk worden bewaard.
- Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming plaats die rechtsgevolgen voor u heeft. Elk ontwerp wordt door ons beoordeeld en door u goedgekeurd voordat het wordt gedrukt.
7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
[Kies wat van toepassing is.]
Optie A: Al onze dienstverleners verwerken uw gegevens binnen de Europese Economische Ruimte. Er vindt geen doorgifte naar landen daarbuiten plaats.
Optie B: Een deel van onze dienstverleners is gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte, namelijk [PARTIJ(EN)] in [LAND]. Voor deze doorgifte baseren wij ons op [de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie / het adequaatheidsbesluit voor het betreffende land], aangevuld met passende aanvullende maatregelen. Een kopie van de gehanteerde waarborgen kunt u opvragen via [E-MAIL].
8. Hoe beveiligen wij uw gegevens?
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:
- Versleutelde verbinding (TLS/HTTPS) op de gehele website
- Versleutelde opslag van geüploade bestanden
- Toegang tot gegevens alleen voor personen die deze nodig hebben voor hun werk
- Tweefactorauthenticatie op systemen die persoonsgegevens bevatten
- Regelmatige back-ups en beveiligingsupdates
- Automatische verwijdering van bestanden na afloop van de bewaartermijn
Heeft u het vermoeden dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of dat er sprake is van misbruik, neem dan contact op via [E-MAIL].
9. Cookies
Onze website maakt gebruik van cookies. Functionele en strikt noodzakelijke cookies plaatsen wij altijd; deze zijn nodig om de website en het bestelproces te laten werken. Analytische en marketingcookies plaatsen wij alleen met uw toestemming. Een volledig overzicht vindt u in ons cookiebeleid ([URL]). U kunt uw keuze op elk moment wijzigen via de cookie-instellingen ([URL]).
10. Uw rechten
U heeft het recht om:
- Inzage te vragen in de gegevens die wij van u verwerken
- Onjuiste gegevens te laten corrigeren of aanvullen
- Uw gegevens te laten verwijderen, voor zover wij niet wettelijk verplicht zijn ze te bewaren
- De verwerking te laten beperken
- Bezwaar te maken tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang
- Uw gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen of te laten overdragen (dataportabiliteit)
- Gegeven toestemming in te trekken
U kunt een verzoek indienen via [E-MAIL]. Wij reageren binnen één maand. Om er zeker van te zijn dat het verzoek van u afkomstig is, kunnen wij om aanvullende identificatie vragen. Stuurt u daarbij nooit een ongeschoonde kopie van uw identiteitsbewijs mee: scherm uw pasfoto, burgerservicenummer en documentnummer af.
11. Klachten
Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten via [E-MAIL]. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
12. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij wijziging van onze dienstverlening of van de wetgeving. De actuele versie staat altijd op [URL]. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij bestaande klanten per e-mail.